Auftragsverarbeitungsvertrag

Auftraggeber (Verantwortlicher): der jeweilige Betrieb, der ein Konto anlegt.

Auftragsverarbeiter: Manuel Wechner, Wechner Digital, Mitteregg 5, 6622 Berwang, Österreich, office@wechnerdigital.at.

Dieser Vertrag konkretisiert die Pflichten aus Art. 28 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Auftragsverarbeiter im Rahmen der Nutzung von Horeka im Auftrag des Auftraggebers durchführt. Er wird mit der Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei der Registrierung geschlossen und gilt für die Dauer des Hauptvertrags.

Verwaltung von Veranstaltungsanfragen, Erstellung und Versand von Angeboten, Entgegennahme der Bestätigung durch den Gast sowie Führung von Kontakten, Veranstaltungen und Ablaufplänen.

Die Verarbeitung umfasst Erheben, Speichern, Ordnen, Auslesen, Verwenden, Übermitteln an die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter, Einschränken und Löschen.

Zusätzlich strukturiert Horeka auf Anweisung des Auftraggebers eingehende Anfragetexte und erzeugt Anschreiben mithilfe eines KI-Dienstes (Punkt 8). Die übermittelten Daten werden dort nicht für das Training von Modellen verwendet.

Betroffene Personen: Gäste und Interessenten des Auftraggebers, Ansprechpartner von Firmenkunden, Vereinen und Reiseveranstaltern sowie Mitarbeiter des Auftraggebers, die ein Konto nutzen.

Datenkategorien: Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache), Firmenangaben, Veranstaltungsdetails (Anlass, Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Raum, Budget, Wünsche, Allergien und sonstige Freitextangaben), Angebots- und Positionsdaten sowie Nachweisdaten zur Annahme (Name, Zeitstempel, IP-Adresse, Browserkennung).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand des Auftrags. Trägt der Auftraggeber solche Angaben dennoch ein — etwa Allergien oder religiöse Speisevorschriften in einem Freitextfeld —, geschieht das auf seine Verantwortung und Rechtsgrundlage.

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Die Nutzung der Anwendung durch den Auftraggeber und dieser Vertrag stellen die laufende Weisung dar; darüber hinausgehende Weisungen sind in Textform an office@wechnerdigital.at zu richten.

Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken findet nicht statt. Davon unberührt bleibt die Verarbeitung der Vertrags- und Abrechnungsdaten des Auftraggebers selbst, für die der Auftragsverarbeiter eigener Verantwortlicher ist.

Zur Verarbeitung eingesetzte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und über die einschlägigen Datenschutzbestimmungen unterwiesen. Die Verpflichtung besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort.

Der Zugriff auf Produktionsdaten ist auf das Notwendige beschränkt und erfolgt nur zur Fehlerbehebung, zur Wartung oder auf Anfrage des Auftraggebers.

Der Auftragsverarbeiter trifft die in der Anlage beschriebenen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Er darf sie fortentwickeln, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

Mandantentrennung

Jede Zeile jeder Tabelle trägt die Kennung des Betriebs. Postgres-Row-Level-Security ist auf jeder Tabelle aktiv und erzwungen; jede Abfrage läuft mit den Rechten des angemeldeten Benutzers. Ein Betrieb kann die Daten eines anderen Betriebs weder lesen noch schreiben. Die Trennung wird vor jeder Auslieferung automatisiert geprüft.

Verschlüsselung

Übertragung ausschließlich über TLS 1.2 oder höher (HTTPS). Speicherung verschlüsselt im Ruhezustand. Passwörter werden nur als Hash gespeichert.

Zugriffsbeschränkung

Zugang nur mit persönlichem Konto und Passwort. Rollen (Inhaber, Mitarbeiter) begrenzen, wer Abrechnung und Team ändern darf. Administrative Schlüssel liegen ausschließlich in Server-Umgebungsvariablen und erreichen nie den Browser.

Gast-Links

Angebotsseiten für Gäste sind über einen Zufallstoken mit 192 Bit Entropie erreichbar, nicht erratbar und nicht aufzählbar. Öffentliche Formulare sind ratenbegrenzt; IP-Adressen werden dafür nur als Hash gespeichert.

Sicherung und Wiederherstellung

Tägliche automatische Sicherung der Datenbank durch den Hoster. Wiederherstellbarkeit wird stichprobenartig geprüft.

Protokollierung

Zugriffe auf die Anwendung werden vom Hoster protokolliert und nach kurzer Frist gelöscht. Statusänderungen an Anfragen und Angeboten werden im Betrieb nachvollziehbar festgehalten.

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Auftraggeber bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen nach Kapitel III DSGVO. Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und Löschung kann der Auftraggeber überwiegend selbst in der Anwendung vornehmen; darüber hinaus leistet der Auftragsverarbeiter auf Anfrage Hilfe.

Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragsverarbeiter, leitet er das Anliegen unverzüglich an den Auftraggeber weiter.

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Auftraggeber ferner bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten. Wird ihm eine solche Verletzung bekannt, meldet er sie ohne schuldhaftes Zögern, in der Regel innerhalb von 48 Stunden, mit den ihm bekannten Angaben.

Der Auftraggeber erteilt die allgemeine Genehmigung zur Beauftragung der nachstehenden Unterauftragsverarbeiter. Jeder von ihnen ist vertraglich auf ein dem vorliegenden Vertrag entsprechendes Schutzniveau verpflichtet.

Wechsel oder Hinzunahme eines Unterauftragsverarbeiters werden mindestens 30 Tage vorher per E-Mail angekündigt. Der Auftraggeber kann innerhalb dieser Frist aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund widersprechen; in diesem Fall darf er den Hauptvertrag zum Wirksamkeitszeitpunkt außerordentlich kündigen.

Eine Übermittlung in ein Drittland findet nur an die in Punkt 8 genannten Empfänger und nur auf Grundlage der dort angeführten Garantien statt — EU-Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, das EU-US Data Privacy Framework. Die Datenbank des Auftraggebers wird in der Europäischen Union gehalten.

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Auftraggeber auf Anfrage die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlichen Informationen zur Verfügung.

Der Auftraggeber ist berechtigt, sich nach vorheriger Ankündigung und zu üblichen Geschäftszeiten von der Einhaltung zu überzeugen. Kontrollen erfolgen so, dass der Betrieb nicht unangemessen beeinträchtigt wird; der Aufwand ist bei mehr als einer Kontrolle im Jahr angemessen zu vergüten.

Der Auftraggeber kann seine Daten während der Vertragslaufzeit jederzeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format exportieren.

Nach Beendigung des Hauptvertrags bleiben die Daten 30 Tage abrufbar und werden anschließend gelöscht. Sicherungskopien werden im Rahmen des regulären Sicherungszyklus überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; die betroffenen Daten werden bis zum Ablauf der Frist gesperrt und nicht weiter verarbeitet.

Für die Haftung gelten die Regelungen des Hauptvertrags; Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

Änderungen bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag geht dieser Vertrag in Datenschutzfragen vor.

Es gilt österreichisches Recht. Gerichtsstand ist — soweit gesetzlich zulässig — das sachlich zuständige Gericht in 6600 Reutte.